Die neue Netfonds-Serie zum Thema FinVermV

Fragen und Antworten zum Taping – Teil 3

Seit dem 01. August 2020 müssen telefonische Vermittlungs- und Beratungsgespräche und sonstige elektronische Kommunikation mit dem Kunden aufgezeichnet werden. In der heutigen Netfonds-Serie geben wir Ihnen zu den wichtigsten Fragen die passenden Antworten.

Welche Art von Gesprächen muss aufgezeichnet werden?

Face-to-face Gespräche müssen nicht aufgezeichnet werden, aber jegliche Kommunikation, die elektronisch geführt wird. Meistens wird es sich dabei um Telefongespräche handeln. Aufgezeichnet werden müssen aber auch per Videotelefonie geführte Beratungsgespräche, Online-Chats sowie SMS und WhatsApp-Nachrichten, die eine Anlageempfehlung beinhalten.

Welche Inhalte müssen aufgezeichnet werden?

Die Kommunikation ist aufzuzeichnen, sobald sie sich auf die Vermittlung von oder die Beratung zu Finanzanlagen im Sinne des § 34f Absatz 1 Satz 1 der Gewerbeordnung bezieht. Die Aufzeichnung hat insbesondere die Teile der Kommunikation zu umfassen, in welchen die angebotene Dienstleistung der Anlageberatung oder der Anlagevermittlung und die Risiken, die Ertragschancen oder die Ausgestaltung von bestimmten Finanzanlagen oder Gattungen von Finanzanlagen erörtert werden. Immer, wenn es um eine konkrete Anlage geht, sollte das Gespräch daher aufgezeichnet werden. Reine Terminabsprachen z. B. sind nicht aufzeichnungspflichtig.

Muss jedes Telefonat in voller Länge aufgezeichnet werden?

Grundsätzlich nicht. Die Aufzeichnung soll in erster Linie dokumentieren, ob und wie der Kunde über die Chancen und Risiken des empfohlenen Geschäfts beziehungsweise über die Eigenschaften der empfohlenen Finanzinstrumente informiert wurde. Privatgespräche am Anfang eines Telefonats müssen daher nicht aufgezeichnet werden. In der Regel wissen aber weder Kunde noch Berater zu Beginn eines Telefonats, in welche Richtung sich dieses entwickeln wird. Gerade dieser Prozess, die Entwicklung einer geeigneten Empfehlung aus den Anliegen des Kunden, ist aber von entscheidender Bedeutung für die spätere Rekonstruktion der Beratung. Es sollte daher im Rahmen eines Telefonats möglichst frühzeitig die Aufnahme gestartet werden.

Was ist zu tun, wenn sich im Nachhinein herausstellt, dass ein nicht aufgezeichnetes Telefonat hätte aufgezeichnet werden müssen?

Im Grunde genommen müssen Sie das Telefonat wiederholen und aufzeichnen. Das ist zwar aufwändig, Sie haben aber keine andere Möglichkeit, das Versäumnis zu heilen. Wenn Sie die Aufzeichnung gestartet haben, sollten die wesentlichen Punkte des vorherigen Gesprächs knapp zusammenfassen und den Kunden am Telefon bitte, diese zu bestätigen.

Müssen auch Versicherungsvermittler „tapen“?

Nein, für Versicherungsvermittler besteht keine Tapingpflicht, auch nicht bei sog. Versicherungsanlageprodukten (VAPs), die eine Nähe zu Anlageprodukten haben, nur anders „verpackt“ sind. Für Finanzanlagenvermittler, die auch als Versicherungsvermittler tätig sind, kann die Abgrenzung schwierig sein, weil im Vorhinein in der Regel nicht absehbar ist, ob der Kunde sich für eine direkte Fondsanlage oder ein fondsbasiertes Versicherungsprodukt entscheiden wird. Entweder wird die Versicherungsvermittlung im Rahmen von Kommunikation, die nicht face-to-face stattfindet, strikt von der Finanzanlagenvermittlung getrennt, oder jedes Gespräch wird aufgezeichnet, sobald es um konkrete Produkte geht, z. B. auch wenn erläutert wird, welche Vor- und Nachteile die verschiedenen Produktkategorien haben.

Rechtsfolgen bei Verstößen

Es stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, die Aufzeichnungen nicht, nicht wie vorgeschrieben oder nicht für mindestens fünf Jahre aufzubewahren.

Aber Achtung: Die Aufbewahrungspflicht besteht für 10 Jahre. Kommt es zu einem Rechtsstreit mit einem Kunden, der eine Falschberatung behauptet, so führt die fehlende Aufzeichnung zu einer Beweislastumkehr. Muss eigentlich der Kunde beweisen, dass eine Falschberatung erfolgt ist, führt die fehlende Aufzeichnung dazu, dass stattdessen der Berater beweisen muss, dass er nicht falsch beraten hat. Ohne eine entsprechende Aufzeichnung wird er diesen Beweis nicht erbringen können, so dass davon ausgegangen werden muss, dass er den Rechtsstreit verliert. Ungemach droht in diesem Fall möglicherweise auch von der Vermögensschadenhaftpflichtversicherung. Das pflichtwidrige Unterlassen einer Aufzeichnung kann als vorsätzlicher Verstoß gegen die Versicherungsbedingungen gewertet werden mit der Folge, dass eine Einstandspflicht der Versicherung nicht besteht. In diesem Fall müsste der Berater allein wegen der unterbliebenen Aufzeichnung den vollen Schaden des Kunden nebst sämtlichen Kosten des Rechtsstreits selbst tragen.

Taping bei Netfonds

Am 01. August 2020 haben wir unsere Systeme auf die Neuerungen eingestellt. Netfonds bietet für das sog. „Taping“ eine Lösung an. Weitere Informationen dazu finden Sie in Fundsware!

In Anbetracht diverser Anfragen werden wir in Kürze einige Gesprächsbeispiele in Form eines kleinen Gesprächsleitfadens veröffentlichen. Sie werden hierüber auf gewohntem Weg von uns informiert werden.

Aufgrund der vielfältigen Änderungen und neuen Pflichten haben wir die Kundenrahmenvereinbarung überarbeitet. Wir empfehlen, mit jedem Kunden bei Gelegenheit eine neue Rahmenvereinbarung abzuschließen. Weitere Informationen zur neuen FinVermV und zu der neuen Rahmenvereinbarung finden Sie ebenfalls in Fundsware!

Für Rückfragen steht Ihnen unser FinVermV-Team unter finvermv@netfonds.de oder telefonisch unter 040 / 822 267 -470 gerne zur Verfügung.

Ihr Netfonds FinVermV-Team

Bild: Netfonds AG